Google Workspace et Apps Script : automatiser

Une demande arrive par le site ; une confirmation part de votre propre adresse, un rendez-vous se propose, un rappel suit. Tout se passe dans les outils que vous avez déjà.

Si votre entreprise utilise Google Workspace, Apps Script permet d’automatiser le suivi des demandes sans ajouter de logiciel : une confirmation envoyée depuis votre propre adresse, la demande notée dans un tableur, un rendez-vous proposé dans votre agenda, et un rappel si le client ne l’a pas réservé. Tout reste dans vos outils.

Beaucoup de petites équipes haut de gamme ont déjà tout ce qu’il faut : Gmail, Agenda, Sheets, Drive. Ce qui manque, c’est le lien entre ces outils. Apps Script, inclus dans Google Workspace, le crée. Voyez aussi notre page sur l’automatisation des processus.

Le fil entre vos outils

Apps Script est un outil de Google qui fait travailler vos applications Workspace ensemble, selon vos règles. Il peut envoyer un courriel, écrire dans un tableur, créer un événement, classer un fichier, et se déclencher à une heure précise ou à l’arrivée d’une demande.

Une demande, de bout en bout

Étape	Ce qui se passe, sans intervention
1. Le formulaire du site est envoyé	La demande arrive dans votre boîte, au bon format
2. Confirmation	Le client reçoit un courriel de votre adresse, avec la suite
3. Registre	La demande est notée dans un tableur partagé avec l’équipe
4. Rendez-vous	Un lien vers votre page de réservation est proposé
5. Rappel	Si rien n’est réservé, un rappel part au moment prévu

Chez nous

C’est exactement ainsi que fonctionne notre propre prise de contact : le formulaire passe par Google Workspace, le prospect reçoit une confirmation, un rendez-vous de 15 minutes lui est proposé, puis des rappels partent s’il ne l’a pas réservé. Les courriels arrivent de notre adresse, pas d’un serveur anonyme, et se retrouvent moins souvent dans les indésirables.

Quatre précautions

Un compte propriétaire stable. Le script appartient à un compte : choisissez une adresse d’entreprise, pas celle d’un employé qui pourrait partir.

Les limites de Google. Le nombre de courriels envoyés par jour est plafonné. Pour un suivi de demandes, c’est rarement un frein ; pour des envois de masse, un outil de courriel marketing reste plus adapté.

Les renseignements personnels. Les demandes contiennent des noms et des coordonnées. Limitez ce que le formulaire recueille, partagez le tableur avec les seules personnes concernées, et tenez compte du lieu où Google conserve vos données dans votre évaluation au titre de la Loi 25.

L’entretien. Un script s’entretient : quand un formulaire change ou qu’une règle évolue, il faut l’ajuster.

Quand le fil ne suffit plus

Apps Script convient très bien aux petites équipes et aux processus simples. Quand les demandes se comptent par centaines, que plusieurs outils hors de Google entrent en jeu, ou que vos clients ont besoin de leur propre espace, un portail client ou des intégrations prennent le relais.

Questions fréquentes

Faut-il savoir programmer ? Pour l’écrire, oui. Pour l’utiliser, non : une fois en place, il travaille seul.

Apps Script est-il payant ? Il est inclus dans Google Workspace ; il n’ajoute pas de logiciel à payer.

Est-ce sécuritaire ? Le script fonctionne dans votre compte Google, avec les autorisations que vous lui donnez. Il faut les limiter au strict nécessaire.

Les bons outils existent souvent déjà ; il leur manque seulement d’être reliés. Racontez-nous ce qui se perd entre les vôtres.

Nous écrire